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個人情報の取り扱いについて

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個人情報の取り扱いについて

１.　当社の業務内容
- 販売店・関連会社・一般企業の決算，給与事務の代行
- 商品会計、財務会計、現預金管理、支払い代行
- 給与計算
- 請求書代理発送　等
- 販売店（ガソリンスタンド）POSのサポート、コールセンター
- 企業向けクラウドサービスの代理販売
２.　個人情報の取り扱いについて（個人情報の利用目的）
- （1）「当社の業務内容」に記載された当社の業務、お取引先様とのお取引を実施するため
- （2）業務の委託または個人情報の処理の委託を受けた場合、当該受託業務を適切に遂行するため
- （3）お取引先様からのお問合わせやご意見に関する対応、ご請求いただいた資料等の送付のため
- （4）本人確認のための検討、調査、対応および連絡、諸事務手続きのため
- （5）セキュリティ確保のため、外来者・来訪者および来訪目的等を確認し管理するため
- （6）当社の社員基本情報（人事・労務・福祉）等を管理するため
- （7）当社の採用募集に関して、円滑な手続きを行うための連絡や対応、資料送付等のため
- （8）弊社では、お客様との電話通話を録音させていただく場合がございます。録音した通話内容は、「お客様対応の品質向上及びお客様との通話内容確認」に限定し利用いたします。
- （9）事業活動に関わる情報のご提供のためのメールマガジン配信

３.　保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知

（1）事業者の氏名・名称

iビジネスパートナーズ株式会社

代表取締役社長　岡田　悟

（2）個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者　企画部　経営企画課　古井　晋平

EMAIL：inquiry@i-bp.co.jp

（3）保有個人データの利用目的

連絡・受付、選考、入社合否判定等の応募者選定業務

入社後の人事労務管理業務

スキル・資格の照会、当社からの情報提供、当社事業目的に関するご意見、ご要望の徴収及びこれらに準ずる業務

（4）保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

ｉビジネスパートナーズ株式会社

個人情報保護相談窓口：企画部　経営企画課

TEL：043-297-1201

FAX：043-297-1160

E-MAIL：inquiry@i-bp.co.jp

（5）認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

※個人情報の取扱いに関する苦情のみを受け付けています

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

認定個人情報保護団体事務局

〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内

TEL：03-5860-7565

FAX：0120-700-779

（6）開示等のご請求手続き

開示等の請求をされる場合は、下記にご連絡ください。開示のご請求に限り、当社所定の個人情報の開示の依頼書を送付いたします。折り返し、必要書類及び手数料を同封のうえ、郵送にてご請求いただくか、ご持参ください。

なお、開示に関する依頼書の記載に不備があった場合またはご本人であることを確認できない場合は、その旨ご連絡を申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後2週間を経過しても再請求がない場合は、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

【問い合わせ先及び請求先】

〒261-7117　千葉県千葉市美浜区中瀬2-6-1　ＷＢＧマリブウエスト17F

ｉビジネスパートナーズ株式会社

企画部　経営企画課

TEL：043-297-1201

FAX：043-297-1160

EMAIL：kaijiuketuke@i-bp.co.jp

受付時間：9：00～17：00（土曜、日曜、祝祭日、年末年始を除く）

【同封するもの】

①　ご本人が請求する場合

・運転免許証、旅券、国民健康保険被保険者証、国民年金手帳、年金証書、印鑑
登録証明書等・住民票（30日以内に発行されたもの）のいずれかの写し

・なお、ご本人が未成年者の場合は、親権者の署名と親権者が確認できる書類が必要です。

②　法定代理人が請求する場合

・法定代理人であることを確認するための書類（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証の写し等）※必須

・運転免許証、旅券、国民健康保険被保険者証、国民年金手帳、年金証書、印鑑登録証明書、住民票（30日以内に発行されたもの）のいずれかの写し

③　任意代理人が請求する場合

・委任状（ご契約者の署名・実印捺印）および印鑑登録証明書※必須

・運転免許証、旅券、国民健康保険被保険者証等、国民年金手帳、年金証書、印鑑登録証明書、住民票（30日以内発行されたもの）のいずれかの写し

【手数料について】

個人情報の利用目的の通知、開示を求める場合、回答返信用（書留）に780円分の切手を同封のうえ郵送またはご持参ください。ただし、来社のうえ回答の受取りを希望される場合は、切手は不要です。なお、海外在住者の場合は、別途お問い合わせください。

【開示等のご請求の結果の通知方法について】

個人情報開示申込者に対して、当社指定の「保有個人データ開示報告書」により開示するものとし、一般書留の「本人限定受取郵便（特例型）」または電子メールにて、原則として申請書を受領した日から数えて5営業日以内に回答します。

【開示をお断りする場合】

・開示請求を受けた個人情報が以下に掲げる事由に該当する場合は、全部または一部を非開示とする。この場合、非開示の旨とその理由を、原則として申込書を受領した日から数えて5営業日以内に本人に対し書面にて回答します。

※法令の規定による場合

※人の生命、身体、健康又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

※公衆衛生の向上又は子どもの健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

※国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

【申請における個人情報の取扱いについて】

・申請において取得する個人情報は、申請者本人又は代理人の本人確認以外に利用いたしません。

・申請者および本人確認資料は１年間の保管後、安全に廃棄させていただきます。

・本人または代理人確認資料にて免許証等を送付される場合は、機微な個人情報（本籍地情報）が含まれるため、お客様にて黒く塗りつぶす等をお願いします。また、保険者証の送付の場合には、請求者以外の親族情報が含まれる場合がありますが、当社では一切利用いたしません。

・取得した個人情報の取扱いの全部または、一部を第三者に提供・委託することはありません。

・個人情報を提供するかどうかを決定する権利は申請者本人又は代理人本人にありますが、提供いただけない場合、開示に応じることはできません。

（7）保有個人データの安全管理のために講じた措置
- ①　基本方針の策定
  当社は個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しております。
- ②　個人データの取扱に係る規律の整備
  上記「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について、以下の通り定めております。
- ③　組織的安全管理措置
  個人データの安全管理に係る統括責任者、これを補佐する部署並びに個人データの取扱部署においては管理者を設置し、業務内容に応じて、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じると共に、個人データの取扱者の教育や情報の漏洩事案に係る報告等の体制を整備しております。また、個人データの取扱部署は、その取扱状況を確認できる手段として取扱台帳等を作成し、所定の記録を行っております。
- ④　人的安全管理措置
  従業員等の雇用契約時において、個人データに係る守秘義務契約を締結するとともに、雇用後においても、個人データ管理責任者が職員等に対し、個人データの安全管理に係る必要かつ適切な教育・研修を行っております。
- ⑤　物理的安全管理措置
  不法侵入・情報持出し等を防止するため、入退室管理を行うとともに、個人データを含む文書・データは施錠保管や暗号化・パスワードによる保護等を行い、個人データを取り扱う機器は固定する等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じております。
- ⑥　技術的安全管理措置
  個人データを取り扱う情報システムへのアクセス制限、アクセス者の識別記憶、不正アクセス等の防止策、データの暗号化・パスワードによる保護等の情報漏洩防止策並びに情報システムの監視等の措置を講じております。
- ⑦　外的環境の把握
  委託等に伴って外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報に関する制度等を把握するとともに、委託先等における安全管理措置の実施状況の定期的な確認等の措置を講じております。